Ormai è risaputo, allestire un ufficio, ottimizzando la propria postazione di lavoro, ha effetti positivi sulla produttività aziendale. Certo, conciliare arredi e spazi a disposizione non è sempre facile. L’obiettivo dovrebbe essere quello di assicurare il perfetto connubio tra sicurezza e benessere, riuscendo a trasmettere la personalità dell’azienda attraverso arredi di qualità. Ma quindi, quali sono le regole da seguire nell’ambito dell’organizzazione spazi ufficio? Di seguito qualche consiglio prezioso.
Disporre delle scrivanie per favorire lo scambio di idee tra collaboratori
Uno step cruciale che riguarda l’organizzazione spazi ufficio riguarda la disposizione delle scrivanie. Rappresentano, del resto, il fulcro di ogni attività, il luogo in cui il lavoratore passa la maggior parte della sua giornata.
Per decidere come collocarle all’interno dell’ambiente occorre, innanzitutto, analizzare le relazioni tra i colleghi. Se due o più lavoratori devono comunicare e interagire tra loro, le scrivanie andrebbero posizionate in modo tale da permettere il dialogo e lo scambio di documenti senza interrompere ciò che stanno facendo. Insomma, un sottile equilibrio che consiste nel non essere né troppo lontani né troppo vicini.
Al contrario, naturalmente, se i lavoratori hanno bisogno di privacy e possono operare in totale autonomia, le scrivanie devono essere lontane. Negli uffici caratterizzati da metrature ridotte, in cui gli spazi non sono sufficienti è possibile installare dei divisori da tavolo o dei pannelli fonoassorbenti.
Senza dimenticare che una scrivania deve essere accompagnata da una seduta adeguata. Questa deve rispettare i principi dell’ergonomia, per permettere all’operatore di svolgere le sue mansioni in totale comfort, preservando allo stesso tempo la sua salute.
Una giusta illuminazione favorisce la concentrazione dei lavoratori
Ulteriore aspetto che influisce notevolmente sulla produttività in ufficio è l’illuminazione. Nessuno, infatti, vorrebbe trovarsi a lavorare in un ambiente buio, angusto e poco ospitale. Ove possibile, la soluzione migliore sarebbe quella di sfruttare al massimo la luce naturale, anche per questioni economiche e di sostenibilità.
Scrivanie e sedute ergonomiche non dovrebbero mai dare le spalle alle finestre. Il rischio è quello che la luce impedisca di vedere il monitor di tablet e PC. Al contrario, le postazioni lavorative andrebbero disposte in modo tale che, per la maggior parte delle ore trascorse in ufficio, vi sia una luce diffusa uniformemente.
Chiaramente, se la luce naturale non basta, è necessario predisporre un adeguato sistema di illuminazione. Le fonti artificiali non devono causare affaticamento agli occhi e nemmeno riflettere su device e dispositivi elettronici. Il consiglio è quello di puntare su abat-jour, lampade da tavolo e plafoniere con tonalità calde o neutre (con una temperatura che non superi i 3.000/4.000 K).
Scegliere soluzioni per archiviare pratiche e documenti in modo ottimale
Nell’ambito dell’organizzazione spazi ufficio, poi, rientra il tema dell’archiviazione dei documenti. Proprio come per le scrivanie, scaffalature metalliche, cartelliere, librerie, classificatori e cassettiere non dovrebbero mai essere poste lontano da chi le utilizza quotidianamente.
Ciò permette a chi deve consultare pratiche e cartellette di trovare velocemente ciò di cui ha bisogno, senza perdere tempo prezioso. Naturalmente, infine, è opportuno catalogare in modo adeguato gli stessi documenti, altrimenti gli sforzi fatti sarebbero vani.
