Ogni anno si perdono ore a cercare documenti: un’organizzazione efficace permette di risparmiare tempo, spazio e denaro. A tutto vantaggio della produttività e dell’immagine aziendale. Ma come fare? Una delle soluzioni più apprezzate nell’archiviazione ufficio è rappresentata dai classificatori. La chiave di volta per l’efficienza in termini di ordine e sicurezza, merito di una struttura robusta, design elegante e capacità di adattarsi a ogni ambiente di lavoro.
Passiamo quindi in rassegna prerogative e vantaggi dei classificatori per l’archiviazione, senza trascurare consigli pratici su quale prodotto acquistare per migliorare il proprio modo di lavorare.
Caratteristiche e vantaggi dei classificatori per l’archiviazione documenti
I classificatori per archiviare costituiti da uno o più cassetti scorrevoli dispongono di guide metalliche per collocare le cartelle sospese. I cassetti prevedono una capacità di archiviazione che cambia in base a dimensioni e numero di cartelle.
Sul mercato troviamo modelli in legno o in metallo, corredati da finiture differenti in base allo stile di arredo selezionato per l’ufficio. I sistemi di archiviazione documenti in metallo sono più resistenti e ignifughi, mentre i prodotti in legno sono più caldi e accoglienti.
Tra i principali vantaggi per l’archivio ufficio troviamo: 1. un concreto supporto per la creazione di un sistema di archiviazione logico e coerente, incentrato su parametri quali argomenti, date e/o rilevanza dei documenti; 2. soluzione per individuare con facilità e rapidamente i documenti desiderati, sfruttando anche etichette e colori; 3. la possibilità di ottimizzare lo spazio sul tavolo e sugli scaffali, grazie a un utilizzo attento dello spazio in verticale.
Non va sottovalutata inoltre l’utilità sotto il profilo di sicurezza degli archivi ufficio, merito delle serrature che impediscono il libero accesso ai cassetti. Sono elementi d’arredo che proteggono inoltre i documenti da polvere, umidità e danneggiamenti accidentali.
Si ha infine il vantaggio di un elemento in grado di aggiungere una nota di stile e professionalità nell’ufficio, merito dell’estensione dell’offerta.
Documenti da archiviare? Come scegliere i classificatori, i criteri per l’acquisto giusto
In fase di selezione vanno tenuti presenti diversi elementi, quali spazio disponibile, volume del materiale da archiviare, frequenza di consultazione e livello di sicurezza dell’archiviazione ufficio.
È preferibile scegliere un classificatore con un congruo numero di cassetti, meglio se dotato di un sistema anti-ribaltamento e di una serratura. Le cartelle sospese all’interno vanno strutturate in modo logico e coerente, impiegando etichette e colori per individuare le varie categorie.
Va infine aggiornato sistematicamente il contenuto delle cartelle, provvedendo all’eliminazione di quanto non necessario in ottica di organizzare documenti.
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